Success_Story_Deutscher_Ring
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SUCCESS STORY DEUTSCHER RING VERTRAUT AUF ZUKUNFTSWEISENDES ZEITMANAGEMENT Die IT-Abteilungen der Versicherer können durch Automatisierung und mit Hilfe eines modernen Organisationsmanagement ihre Geschäftsprozesse optimieren und dadurch Kosten sparen. Dies gilt nicht nur für die Vertragsabwicklung und das Schadensmanagement. Eine effiziente IT-Architektur kann auch eine integrierte Personalzeitwirtschaft ermöglichen, die die interne Verwaltung dank durchgängiger Prozesse entlastet. Entsprechenden Mehrwert mittels transparenter Personalplanung und flexiblem Personaleinsatz konnte die Unternehmensgruppe Deutscher Ring mit der Einführung eines solchen Zeitmanagementsystems erzielen. Der Deutsche Ring ist eine traditionsreiche Unternehmensgruppe, die sich vom klassischen Versicherer zu einem modernen Finanzdienstleister gewandelt hat und für seine Privatkunden bedarfsgerechte Vorsorgelösungen entwickelt. Um diese Stellung zu behaupten, bedarf es einer leistungsstarken kunden- und zugleich prozessorientierten Unternehmensstruktur. Nur so lassen sich die vielfältigen Potenziale auf dem hochgradig dynamischen Versicherungsmarkt aktiv nutzen und langfristige, auf Vertrauen basierende Kundenbeziehungen schaffen. „Wir bieten unseren Kunden leistungsorientierte Finanzdienstleistungen auf hohem Niveau. Daher war es für uns ein folgerichtiger Schritt, auch in unserer Verwaltung eine leistungsfähige Lösung für unsere Personalzeitwirtschaft und das gesamte Gebäudemanagement einzuführen, um unsere Prozesse ganzheitlich zu unterstützen und zu optimieren“, so Rolf Jungnischke, tätig im Geschäftsbereich Projektmanagement Office und verantwortlicher IT-Projektleiter für die Einführung der Personalsoftware beim Deutschen Ring in Hamburg. Integriertes Zeitmanagementsystem Die starke Kundenorientierung und die damit notwendigen modernen Organisationsstrukturen erfordern eine hohe Flexibilität und Selbstverantwortung von allen Angestellten des Deutschen Ring. Vor diesem Hintergrund hat sich der Finanzdienstleister entschieden, für die gesamte Belegschaft in der Unternehmenszentrale in Hamburg die Personalzeitwirtschaft der Adicom® Software Suite und das Gebäudemanagementsystem Enterprise Buildings Integrator (EBI) der Firma Honeywell Building Solutions einzuführen. Nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojektes wurde das integrierte Zeitmanagementsystem bundesweit auf die Geschäftsstellen ausgerollt. Mit der Einführung der Adicom Software Suite verfügt der Deutsche Ring über ein flexibles und webbasiertes Zeitmanagement inklusive Genehmigungs-Workflow. In diesem System werden rund 1.500 Angestellte, darunter das gesamte Außendienst- und Verwaltungspersonal, bis hin zum Aushilfs- und Reinigungspersonal geführt. Jeder einzelne Mitarbeiter kann dabei dezentral auf sein Arbeitszeitkonto zugreifen und dieses eigenverantwortlich verwalten. Durch die gruppenorientiert organisierte Personalzeitwirtschaft kann beispielsweise die gesamte Urlaubsverwaltung papierlos erfolgen. Dadurch entfällt auch eine aufwändige Sach- und Nachbearbeitung in der Personalabteilung. Denn diese kann alle Arbeitszeit- und Urlaubskonten für die gesamte Belegschaft dezentral verwalten. „Sämtliche Funktionalitäten im integrierten Zeitmanagementsystem werden dabei in unserer so genannten Gleitzeitzentrale gebündelt. Ein Genehmigungs-Workflow sieht dabei vor, dass unseren Mitarbeitern in der Gleitzeitzentrale eine komplette Sicht auf alle Daten erlaubt ist. Sie sind die eigentlichen „Hüter“ unseres Systems“, so Ute Trocha, fachliche Projektleiterin und Abteilungsleiterin Betriebsdienste beim Deutschen Ring. Für alle anderen Mitarbeiter regelt dieser Genehmigungs-Workflow, welche Vorgesetzten und Abteilungsleiter in den einzelnen Abteilungen die An- und Abwesenheitszeiten oder Fehlzeiten ihrer Mitarbeiter direkt einsehen können oder nicht, beziehungsweise welche Personen in welchen Abteilungen Zutritt haben und welche nicht. Die gesamte Verwaltung wird durch die neue System-Struktur nachhaltig entlastet. Das komplette System ist mit acht Zeiterfassungsterminals (sieben in Hamburg und eines in Köln) verbunden, die die Daten der Mitarbeiter an das Zeiterfassungssystem und von dort via Schnittstelle in das Personalabrechnungssystem übermitteln. Darüber hinaus wird die Zugangskontrolle sämtlicher

Mitarbeiter, Fremdfirmen, externer Mitarbeiter und Besucher in der Unternehmenszentrale in Hamburg an über 80 Zugangsterminals im Honeywell Enterprise Buildings Integrator (EBI) verwaltet. Prozesse optimiert, Sicherheit erhöht Personaleinsatzplanung komplettiert System In einem zweiten Schritt hat der Finanzdienstleister die bereits vorhandenen Daten, Stammsätze und Kostenstellen aus dem Personalabrechnungssystem in die Personaleinsatzplanung der Adicom Software Suite integriert. Das System ermöglicht die Analyse von Über- und Unterdeckungen im kompletten Gleit- zeitrahmen bis hin zur...